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Unternehmensberatung für Immobilienverwaltungen: Digitalisierung · Prozesse · KI · Change · Strategie | Kiverimo: Hausverwaltung für kleine WEGs

02/11/2026

Kennzahlen statt Bauchgefühl (1): Die Personalkostenquote in der Immobilienverwaltung
Wie viel Prozent Ihrer Verwaltungserlöse werden durch Personalkosten aufgezehrt?

Die Personalkostenquote ist eine wichtige Kennzahl zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit einer Immobilienverwaltung.
So wird gerechnet:
Personalkostenquote = (Personalaufwand ÷ Umsatzerlöse) × 100
Zum Personalaufwand gehören Bruttogehälter, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sowie weitere Personalaufwendungen.

Ein Rechenbeispiel:
• Umsatzerlöse Hausverwaltung: 1.000.000 €
• Personalaufwand Hausverwaltung: 670.000 €
• Personalkostenquote: 67 %

Von jedem Euro Umsatz bleiben damit 33 Cent, um sämtliche (!) übrigen Kosten zu decken und einen Gewinn zu erwirtschaften.

Nicht selten finden wir in der Beraterpraxis Personalkostenquoten von 80 % bis über 100 %. Besonders problematisch: Die defizitäre Hausverwaltung wird durch Erlöse aus dem Maklergeschäft quersubventioniert. In der Gesamtbetrachtung sieht das Unternehmen dann wirtschaftlicher aus, als es das eigentliche Verwaltungsgeschäft ist.

Unser Tipp für Immobilienverwalter:
Berechnen Sie die Personalkostenquote für das reine Verwaltungsgeschäft. Trennen Sie dazu Verwaltungserlöse und zugehörigen Personalaufwand von Maklertätigkeiten und anderen Geschäftsbereichen. Gemeinsam genutztes Personal muss sachgerecht zugeordnet werden.
Und betrachten Sie die Kennzahl über mehrere Jahre. Steigt die Quote, obwohl die verwalteten Einheiten zunehmen, sollten Sie genauer hinsehen: Stimmen die Verwaltungshonorare? Wie produktiv sind die Prozesse? Wie hoch ist der tatsächliche Personalaufwand je verwalteter Einheit?

Ich freue mich auf den Austausch
Angela Hartmann
[email protected]

💡PS: Mehr Infos zu Kennzahlen auch in meinem Fachbuch "Digitalisierung in der Immobilienverwaltung", erschienen bei Haufe.

29/10/2026

Gute Nachrichten für Immobilienverwaltungen: Die BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen wird um zwei Jahre verlängert!
Damit können kleine und mittlere Immobilienverwaltungen weiterhin Zuschüsse für externe Unternehmensberatung erhalten.

Wo kann eine Beratung ansetzen?
✔️ Strategie und Marktpositionierung: Kundenportfolio überprüfen, Dienstleistungen und Preise analysieren und das Unternehmen für die Zukunft aufstellen.
✔️ Organisation und Prozessoptimierung: Arbeitsabläufe analysieren und End-to-End-Prozesse optimieren.
✔️ Digitalisierung und Systemlandschaft: Bestehende Software besser nutzen, Schnittstellen verbessern und Medienbrüche beseitigen. Evtl. auch einmal eine Software wechseln.
✔️ Automatisierung und KI: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, beispielsweise in der Rechnungsverarbeitung oder Kundenkommunikation.
✔️ Change Management und Umsetzung: Mitarbeitende und Kunden einbinden, Veränderungen begleiten und neue Arbeitsweisen im Verwaltungsalltag etablieren.

Die Sayao GmbH ist beim BAFA als Unternehmensberatung registriert und auf die Immobilienwirtschaft spezialisiert. Wir kennen die Herausforderungen aus eigener langjähriger Verwaltungspraxis.

Gerne kommen wir ins Gespräch.
Angela Hartmann
[email protected]

Weitere Informationen zum Förderprogramm: Link in den Kommentaren.

11/10/2026

Bei den Siedelwebern wird die Instandhaltung des gemeinschaftlichen Daches notfalls mit Nachdruck eingefordert.

Diese Vögel im südlichen Afrika bauen riesige Nester. Unter einem gemeinsamen Dach aus Gräsern befinden sich oft mehrere Hundert einzelne Nistkammern, jeweils mit eigenem Eingang. Das erinnert stark an eine Eigentümergemeinschaft mit Gemeinschafts- und Sondereigentum.

Das Dach schützt vor Hitze, Kälte und Fressfeinden. Und es muss regelmäßig instandgehalten werden. Besonders interessant: Wer sich wenig an der Dachpflege beteiligt, bekommt Ärger mit seinen Nachbarn. Forscher haben beobachtet, dass die betroffenen Vögel anschließend deutlich mehr zum gemeinsamen Dachbau beitragen.

Bei Kiverimo setzen wir ebenfalls auf gemeinschaftliche Mitarbeit. Allerdings ohne aggressive Nachbarn. Wir übernehmen die professionelle Verwaltung kleiner WEGs mit bis zu zwölf Einheiten. Die Eigentümer kümmern sich um ausgewählte Aufgaben vor Ort: Handwerkern Zugang verschaffen, Schäden fotografieren oder die jährliche Objektbegehung anhand unserer Checkliste durchführen. Das spart Verwaltungsaufwand und damit Kosten. Wichtig ist uns, dass die Aufgaben von Anfang an vereinbart und fair verteilt werden. Denn wenn immer derselbe Eigentümer die Handwerker empfängt und sich um alles kümmert, ist der nächste Nachbarschaftsstreit nicht weit.

Professionelle Verwaltung und Eigeninitiative der Eigentümer schließen sich nicht aus. Bei Kiverimo setzen wir auf faire Aufgabenverteilung. Die Nachbarn sollen schließlich miteinander auskommen – und nicht aneinandergeraten.

Angela Hartmann
[email protected]

05/10/2026

Wie viel muss eine WEG eigentlich ansparen?

🐿️ Das Eichhörnchen macht es sich einfach: Es sammelt Nüsse, solange es welche findet und das Wetter mitspielt. Ob der Winter mild oder streng wird, weiß es nicht.

Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft sollte die Planung etwas genauer sein. Denn viel Geld in der Erhaltungsrücklage ist nicht automatisch gut. Eine zu hohe Rücklage bindet unnötig Kapital der Eigentümer. Eine zu niedrige Rücklage kann dagegen dazu führen, dass notwendige Maßnahmen verschoben werden müssen oder kurzfristig hohe Sonderumlagen erforderlich werden.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Wie hoch sollte die Rücklage sein? Sondern: Welche Ausgaben sind in den nächsten Jahren für dieses konkrete Gebäude zu erwarten? Eine gute Instandhaltungsplanung schaut idealerweise 5 bis 8 Jahre voraus. Sie berücksichtigt den aktuellen Erhaltungszustand, die voraussichtliche Restlebensdauer und die zu erwartenden Kosten wichtiger Bauteile und Anlagen – beispielsweise Dach, Heizung, Fassade oder Fenster. Erst daraus lässt sich sinnvoll ableiten, welche Mittel bereits vorhanden sein sollten und welche Beträge die Gemeinschaft in den kommenden Jahren zusätzlich zurücklegen muss.

Bei Kiverimo gehört deshalb die mehrjährige Instandhaltungsplanung zur technischen Verwaltung. Damit Eigentümer nicht einfach Geld „auf Vorrat“ sammeln, sondern wissen, wofür, wann und in welcher Größenordnung es voraussichtlich gebraucht wird. Das Eichhörnchen🐿️ darf nach Gefühl sammeln. Eine WEG kann besser planen

Angela Hartmann
[email protected]

04/10/2026

Kohlrabi-Chaos – oder wenn zwei Prozessspezialisten gemeinsam einkaufen.
Mein Mann und ich haben unseren Wocheneinkauf seit Jahren ziemlich effizient organisiert. Die Zuständigkeiten sind klar verteilt: Ich kümmere mich um Vorräte, Obst, Gemüse sowie Hunde- und Vogelfutter. Mein Mann übernimmt Wurst, Käse, Brot und Getränke.
Das funktioniert hervorragend. Normalerweise. Gestern kam mein Mann vom Hofladen zurück. Mit Kohlrabi. Obwohl Gemüse eindeutig in meinen Zuständigkeitsbereich fällt und ich bereits Blumenkohl gekauft hatte. „Der sah so lecker aus, ich konnte nicht wiederstehen und ich mag Kohlrabi“ Nun haben wir reichlich Kohl im Haus.

Was mich daran amüsiert: Wir beschäftigen uns beide beruflich mit Prozessen und Organisation. Und trotzdem sind wir vor den kleinen Abweichungen im eigenen Alltag nicht gefeit.
In Unternehmen ist das nicht anders. Da übernimmt jemand schnell eine Aufgabe, für die eigentlich ein Kollege zuständig ist. Gut gemeint, aber möglicherweise längst erledigt. Oder es bleibt etwas liegen, weil jeder davon ausgeht, dass der andere sich darum kümmert. Klare Zuständigkeiten allein reichen nicht. Sie müssen im Alltag auch gelebt werden. Und wenn man davon abweicht, hilft eine kurze Abstimmung. Bei uns gibt es diese Woche jedenfalls reichlich Kohl.

Und für die botanisch Interessierten noch etwas Nerd-Wissen von der KI dazu: Kohlrabi und Blumenkohl gehören beide zur Familie der Kohlgewächse. Sie stammen biologisch gesehen sogar von der gleichen wilden Ursprungspflanze (Brassica oleracea) ab. Durch menschliche Züchtung über Jahrhunderte hinweg haben sich jedoch völlig unterschiedliche Pflanzenteile entwickelt: Kohlrabi: Hier essen wir die verdickte, oberirdische Sprossknolle (die Sprossachse). Blumenkohl: Hier essen wir die gestauchten, noch nicht voll entwickelten Blütenknospen (den Blütenstand).

Gute Abstimmung wünscht
Angela Hartmann

25/09/2026

Das Dach muss saniert werden. Aber wann und in welchem Umfang?
Ein Eigentümer möchte die Sanierung möglichst schnell angehen. Der zweite hält eine Reparatur zunächst für ausreichend. Der dritte möchte prüfen, ob sich die Maßnahme mit einer energetischen Sanierung oder einer PV-Anlage verbinden lässt.

Drei nachvollziehbare Positionen. In einer WEG mit drei Eigentümern treffen sie unmittelbar aufeinander.
Das unterscheidet kleine Gemeinschaften häufig von großen WEGs. Dort bilden sich bei wichtigen Themen oft schon im Vorfeld Mehrheiten, Interessengruppen oder gemeinsame Positionen heraus. In der kleinen WEG gibt es diesen Puffer kaum: Drei Eigentümer können drei unterschiedliche Vorstellungen haben und müssen trotzdem zu einer gemeinsamen Entscheidung kommen.

Das stellt besondere Anforderungen an die Verwaltung. Sie muss die Entscheidung fachlich gut vorbereiten und gleichzeitig die Eigentümerversammlung so moderieren, dass unterschiedliche Positionen gehört und geklärt werden, die Diskussion aber nicht immer wieder von vorne beginnt oder sich im Kreis dreht.
Dafür braucht es:
▪️ einen geklärten Sachstand und Handlungsbedarf
▪️ nachvollziehbare Handlungsalternativen
▪️ Transparenz über Kosten und Finanzierung
▪️ bei Bedarf externe Fachleute
▪️ klare Beschlussgegenstände
▪️ eine strukturierte Moderation mit dem Ziel einer Entscheidung
Denn über das Gemeinschaftseigentum entscheidet die Gemeinschaft. Die Verwaltung kann ihr diese Entscheidung nicht abnehmen.

Gute WEG-Verwaltung organisiert deshalb nicht nur Gebäude, Geld und Dienstleister. Sie organisiert vor allem auch Entscheidungsprozesse. Gerade bei kleinen WEGs kann das besonders anspruchsvoll sein: Die Gemeinschaft ist kleiner, die unterschiedlichen Interessen sind es nicht.

Angela Hartmann
[email protected]

24/09/2026

Eine moderne Hausverwaltung braucht beides: sehr gute Technologie und sehr gute Verwalter. Nur eben nicht für dieselben Aufgaben.
Wo helfen Automatisierung und KI?
Dort, wo sich Aufgaben wiederholen, Daten verarbeitet oder Informationen schnell verfügbar gemacht werden sollen:
▪️ Rechnungseingang und vorbereitende Verarbeitung
▪️ automatisierte Mahnläufe und Buchhaltungsprozesse
▪️ Zuordnung und Ablage von Dokumenten
▪️ Strukturierung und Zusammenfassung von E-Mail-Verläufen
▪️ Auswertung von Teilungserklärungen, Verträgen und anderen Unterlagen
▪️ Textentwürfe für Eigentümerinformationen
▪️ Abgleich und Analyse von Daten
Für Kunden bedeutet das: schnellere Bearbeitung, weniger manuelle Übertragungsfehler und besser verfügbare Informationen.

Wo punktet der Mensch?
Dort, wo Fachwissen, Erfahrung und Kommunikation gefragt sind:
▪️ Sachverhalte bewerten und Handlungsoptionen entwickeln
▪️ Eigentümer bei komplexen Entscheidungen beraten
▪️ unterschiedliche Interessen erkennen und moderieren
▪️ schwierige Sachverhalte verständlich erklären
▪️ Eigentümerversammlungen führen
▪️ Konflikte bearbeiten
▪️ Verantwortung für Entscheidungen und Umsetzung übernehmen
Auch das ist Kundennutzen – und künftig möglicherweise ein noch wichtigerer Teil der Verwalterleistung.

Für Hausverwaltungen kommt es darauf an, beide Seiten sinnvoll zu verbinden. Nicht jeder automatisierbare Prozess braucht KI. Nicht jede KI-Unterstützung sollte ohne fachliche Kontrolle erfolgen. Und nicht jeder Kundenkontakt gewinnt durch Automatisierung.
Bei Sayao betrachten wir deshalb das Zusammenspiel von Prozessen, Organisation, Systemlandschaft, Automatisierung, KI und Mitarbeitenden.

Mit dem Zusammenspiel von Technologie und Kommunikation beschäftige ich mich auch in meinem Buch „Digitalisierung in der Immobilienverwaltung – Technologie trifft Kommunikation: die neue Qualität des Immobilienmanagements“, erschienen bei Haufe.

Angela Hartmann
Geschäftsführerin der Sayao GmbH
[email protected]

23/09/2026

Digitalisierung besteht aus deutlich mehr als der Entscheidung für die richtige Software.
Die Boston Consulting Group (BCG) hat sechs Faktoren identifiziert, die den Erfolg digitaler Transformationen wesentlich beeinflussen. Sie lassen sich sehr gut auf Immobilienverwaltungen übertragen – und ich habe in Digitalisierungsprojekten bereits jeden einzelnen davon als Schwachstelle erlebt.

1. Strategie
Digitalisierung braucht einen Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie. Märkte, Kunden, Mitarbeitende, Organisation und Technik müssen kurz- und mittelfristig gemeinsam betrachtet werden.
2. Commitment der Geschäftsführung
Veränderungen brauchen Rückhalt und Entscheidungen der Geschäftsführung – ebenso wie die notwendigen zeitlichen und finanziellen Ressourcen.
3. Mitarbeiter
Neue Prozesse und Systeme verändern Arbeitsweisen. Mitarbeitende müssen eingebunden, qualifiziert und bei diesen Veränderungen begleitet werden.
4. Organisation und Prozesse
Digitalisierung kann Prozesse unterstützen und automatisieren. Voraussetzung ist, dass Abläufe, Zuständigkeiten und Schnittstellen zuvor sinnvoll definiert sind.
5. Kennzahlen
Kennzahlen machen sichtbar, wo Handlungsbedarf besteht und ob Veränderungen tatsächlich eine Verbesserung bringen.
6. Technologie folgt den Geschäftsprozessen
Software ist Werkzeug. Welche Systeme benötigt werden, ergibt sich aus den Anforderungen des Unternehmens und seiner Prozesse.

Ich habe in Digitalisierungsprojekten schon jeden dieser sechs Punkte als Schwachstelle erlebt. Zwei begegnen mir besonders häufig:
- Eine Strategie, die Märkte, Kunden, Mitarbeitende, Organisation und Technik für einen kurz- und mittelfristigen Zeitraum zusammenführt, existiert in vielen Immobilienverwaltungen nicht.
- Und mit Kennzahlen arbeiten nach meiner Erfahrung die wenigsten.
Wer Digitalisierung nur über Software betrachtet, lässt damit einen erheblichen Teil der möglichen Wirkung ungenutzt.

Mehr dazu auch in meinem Buch im Haufe Verlag „Digitalisierung in der Immobilienverwaltung“

Angela Hartmann
Geschäftsführerin der Sayao GmbH
[email protected]

21/09/2026

Was kostet die Verwaltung einer WEG mit 5 Einheiten?
Die naheliegende Antwort wäre: 5 Einheiten × Preis pro Einheit. Aber ist das wirklich eine sinnvolle Kalkulationsgrundlage?

Schauen wir uns die drei Häuser auf dem symbolhaften Bild an. Alle haben 5 Einheiten – der Verwaltungsaufwand kann trotzdem völlig unterschiedlich sein.
Ein denkmalgeschützter Altbau bringt andere Anforderungen mit als ein moderner Neubau. Eine Tiefgarage bedeutet zusätzliche technische Anlagen, Wartungen und Verträge. Aufzüge erhöhen ebenfalls den technischen Verwaltungsaufwand. Eine Photovoltaikanlage kann vergleichsweise unkompliziert sein – oder mit Mieterstrommodell, Abrechnung und zusätzlichen Vertragspartnern deutlich mehr Arbeit verursachen.
Hinzu kommen weitere Unterschiede: Wie ist der Zustand des Gebäudes? Welche Wartungsverträge bestehen? Gibt es anstehende Sanierungen? Wie vollständig und digital sind die Unterlagen? Und welche Aufgaben übernimmt die Gemeinschaft selbst?

Deshalb kalkuliert Kiverimo das Verwalterhonorar für kleine WEGs nicht einfach nach der Formel „Anzahl Einheiten × Pauschale“.
Wir schauen uns die jeweilige Gemeinschaft und das Gebäude an und ermitteln, welche Leistungen tatsächlich benötigt werden. Dafür füllen Interessenten vor der Angebotserstellung einen Fragebogen aus.

Unser Angebot gliedert sich anschließend in drei Module:
Modul 1: Kaufmännische Verwaltung und Kundenplattform
Modul 2: Eigentümerversammlung
Modul 3: Instandhaltung und Wartung für die technische Organisation des Gemeinschaftseigentums

Das Ergebnis ist ein Angebot, das nicht nur die Zahl der Wohnungen berücksichtigt, sondern die konkrete WEG, die Menschen und das Gebäude.
Denn 5 Einheiten sind eben nicht automatisch 5 Einheiten.

Angela Hartmann
[email protected]

28/07/2026

Braucht auch eine kleine WEG einen Verwaltungsbeirat?
Lassen wir die Gegenfrage zu: Warum sollte eine kleine WEG darauf verzichten?

Wichtige Aufgaben: Nach § 29 Abs. 2 WEG unterstützt und überwacht er den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Konkret heißt das vor allem: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen, bevor die Eigentümerversammlung darüber beschließt, vom Beirat geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden.

Wie groß sollte der Beirat sein?
Die Gemeinschaft kann die Größe des Beirats selbst bestimmen.
Für eine kleine WEG kann deshalb bereits ein Verwaltungsbeirat aus einer Person ausreichen.

Besteht der Beirat aus mindestens zwei Personen, sollte die Zusammenarbeit klar geregelt sein. Eine Geschäftsordnung ist zwar nicht zwingend, kann aber helfen, unnötige Abstimmungen und Unklarheiten zu vermeiden.
Sinnvolle Regelungen betreffen zum Beispiel:
• Aufgabenverteilung innerhalb des Beirats
• Abstimmung und Entscheidungsfindung
• Dokumentation von Abstimmungen und Ergebnissen

Ein Hinweis noch zur Haftung: Wer den Beirat unentgeltlich ausübt, haftet nach § 29 Abs. 3 WEG nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

Die Antwort auf die Eingangsfrage daher: Ja, auch eine kleine WEG profitiert von einem Verwaltungsbeirat. Die Größe des Beirats ist flexibel, die Aufgabe nicht. Auch eine kleine WEG profitiert davon, wenn jemand Wirtschaftsplan und Abrechnung mit prüft, bevor die Versammlung beschließt. Ein kleiner, klar organisierter Beirat kann dabei völlig ausreichen.

Mehr zum Thema Kommunikation und Zusammenarbeit auch in meinem Buch „Digitalisierung in der Immobilienverwaltung – Technologie trifft Kommunikation“, erschienen im Haufe-Verlag

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